Descubre cómo aumentar tu FOCO con tu AGENDA

Quiero que tu Agenda sea la herramienta más brillante de tu organización.

Si estás leyendo este post, puedo suponer que te interesa tu organización y los resultados que obtienes de ella.

Si no obtienes los resultados que esperas, lo más probable es que haya un problema de foco.

Una de las herramientas que ayudan a tener más foco es La Agenda de Cuarta Generación y tu atención y consciencia ante ella.

  • ¿Te gustaría tener más foco y así, conseguir no retrasarte y cumplir con tus compromisos?
  • ¿No entiendes porque tu Agenda te puede ayudar a tener más foco?
  • ¿No utilizas una Agenda porque crees que tu mente puede recordarlo todo?

Lo primero que quiero que sepas es lo que es LA AGENDA DE CUARTA GENERACIÓN. Pincha aquí.

Una vez que sabes donde te diriges a través de la Agenda de Cuarta Generación, es momento de explicar las características de esta Agenda, qué anotar en ella y cómo revisarla.

#1 Características


La productividad es muy personal: lo que le va bien a tu amigo, no tiene porque irte bien a ti.

Con La Agenda ocurre lo mismo, no será lo mismo La Agenda de una Arquitecta sin hijos que la de una Ingeniera con 4 hijos.

Ó no será lo mismo La Agenda de una recepcionista que la de un freelance que vende sus productos por internet desde casa.

Y por supuesto, la elección entre una Agenda en papel o una Agenda digital, dependerá solo de ti y de la necesidad de compartir tu trabajo con tu equipo o no, si lo hubiera.

Sin embargo, para atraer tu Foco, necesitas una Agenda que como mínimo cumpla estos 5 requisitos, ya sea digital o en papel:

1.- CUANTO MÁS SENCILLA Y LIGERA, MEJOR

Esto es como todo, si nuestra Agenda tiene 1.000 apartados que no utilizamos, muchísimas imágenes que nos despistan y mogollón de colores que nos hacen perder nuestra concentración, difícilmente cumpliremos nuestro objetivo, que es que nuestra Agenda nos ayude a mantener Foco.

Lo único que necesitas en cada página es la fecha, el día de la semana, las horas del día y el mes actual y siguiente en un mini calendario a un lado.

Y si te va mejor ver toda la semana de un vistazo, mejor una Agenda que en las dos páginas abiertas puedas ver de Lunes a Domingo en un segundo.

La ligereza también es importante dado que te voy a pedir que la lleves a todas partes. 

Cuanto más grande sea tu Agenda, más peligro habrá de que añadas tareas NO IMPORTANTES que te hagan perder el Foco.

Si utilizas Google Calendar, Excel u otra Agenda digital, cumples la ligereza y en tu mano está configurarla para que sea lo más sencilla posible.

2.- INTEGRAL

Hace años llevaba a todas partes el ladrillo pesado que tenía por Agenda.

No solamente llevaba la Agenda, llevaba adosada a ella documentos, emails de recordatorio, tarjetas…

Me dí cuenta que aquello me agobiaba y me hacía pasar de una tarea a otra tratando de vaciar mi Agenda de “cosas”.

Junto con la sencillez, creo que una Agenda debe ser un todo en uno, es decir, la listas de tareas por “áreas” y la Agenda día a día.

Estas listas de tareas pueden estar en las hojitas de “notas” que, normalmente, aparecen al final, si se trata de una Agenda en papel.

También debería ser integral porque tu Agenda es el reflejo de tu vida 360º, tanto de tu vida personal como de tu vida profesional.

Creo que es muy importante apuntar la fiesta de fin de curso de tu hij@ y todo lo relevante de tu vida personal para organizarte teniéndola en cuenta.

3.- PERSONALIZADA

Cada uno somos diferentes, pensamos diferente, amamos diferente, reímos por cosas diferentes y lloramos también por cosas diferentes, es por ello que La Agenda no va a ser una excepción, las particularidades de nuestro trabajo y de nuestra propia vida personal hará que nos vaya mejor una Agenda de una hoja por día, o una Agenda de toda una semana por hoja.

Si tenemos un equipo trabajando a nuestro cargo, quizá utilicemos Google Calendar para compartir las reuniones con ellos o para compartir las horas de trabajo efectivo ininterrumpibles con nuestr@ asistent@.

Tu herramienta de planificación personalízala a tu caso concreto.

4.- TAKE AWAY

Es muy importante que tu Agenda la lleves a todas partes, tanto si te vas a una reunión, a una comida profesional o si estás en la oficina o en tu casa.

En cualquier momento, te puede surgir una buenísima idea o la solución a un problema que lleva tiempo atormentándote. 

Cuanto antes anotes aquello que ronda por tu cabeza, mucho mejor.

5.- FLEXIBLE

La Agenda, al igual que tú planificación, no debe ser rígida, más bien debe ser una herramienta viva que se adapte a tus imprevistos y tus necesidades.

Es por ello que en mi Agenda ya no existe el bolígrafo ni los subrayadores, solamente existe el lápiz con goma.

Cuando tengo una tarea realizada la borro o tacho, pero evito ensuciar la agenda con tachaduras de bolígrafo y listas interminables cada día.

Cuando me aparece un imprevisto que hará modificar las tareas que tenía previstas para ese día, lo que hago es borrar y poner el imprevisto que requiere de mi atención. 

Lo que haya borrado se mantendrá en mi lista de tareas y/ó lo agendaré para otro día en función de su prioridad.

La claridad de mi Agenda hace que no me agobie al abrirla y aumente mi foco hacia mis tareas y proyectos IRRENUNCIABLES.

Para sentirte libre respecto al tiempo deja espacios en blanco en tu Agenda.

#2 ¿Qué anotamos y cómo?


¿Todo? Vamos por partes.

Las listas de tareas son muy muy importantes pero, si no la acompañamos de una Agenda, no tendrán demasiada eficacia.

Empezaré por las listas de tareas.

Lo que no está apuntado no existe. Expulsa todo lo que tengas en la mente y anótalo en una única lista fuera de tu Agenda.

Hazlo, no te fíes de tu mente, la mente no te la regalaron para recordar cosas, sino para mucho más, para ser ingenioso y creativo entre otras cosas.

Antes de continuar, prepárate esta plantilla para seguir leyendo:

Una vez lo has sacado todo de tu mente, absolutamente todo (tanto personal como profesional), para cada una de estas tareas, pregúntate lo siguiente:

  • ¿Desde hace cuánto que tengo esta tarea pendiente? Si es hace más de 6 meses, recomiendo eliminarla o delegarla, no creo que sea importante para tu cuadrante II. Recuerda que en el Cuadrante II se clasifican esas tareas que son importantes pero no son urgentes, puedes ver de qué se trata aquí.
  • ¿Hacer esta tarea contribuye a avanzar en mi objetivo “X” dentro del Cuadrante II? Si es que sí,  clasifica esta tarea dentro de un Proyecto y/ó objetivo mayor. Lo que trato es que respondas a ¿para qué realizo esta tarea? Descubre cómo formular tus objetivos aquí.
  • A continuación clasifica este objetivo y su tarea en una de las siguientes áreas, tal y como dice Fabián González en su libro LA MARCA DEL EMPRENDEDOR:

1.- ADMINISTRATIVA: son actividades de planeamiento, estrategias, manejo de equipo de trabajo, si lo hubiera.

2.- OPERATIVA: es aquí donde se “hace el pan”, se diseñan los productos, se desarrollan los proyectos, los conceptos y todo lo relacionado con las características de tu trabajo y/ó producto.

3.- COMERCIAL: aquí entran todas las acciones que realizas para vender tu persona si quieres intraemprender en tu empresa o difundir y mejorarte como profesional, como la venta de tus productos si eres emprendedor y/o empresario.

4.- FINANCIERA: aquí añades todas las tareas encaminadas a controlar tus ingresos y gastos para que lleves un manejo financiero saludable.

5.- PERSONAL: todas tus objetivos y tareas personales, desde ser más saludable hasta el médico de tu peque iría aquí.

Lo mejor es que no tengas más de 1 objetivo por área.

  • A continuación anota cada una de estas tareas para realizarla en las semanas de los próximos 3 meses. Si hay alguna que se debe de realizar después de estos período, déjala en la lista de tareas hasta que llegue el siguiente trimestre.
  • El mismo proceso debe realizarse ante una tarea nueva que llega a tus manos. ¡Ah! Y por favor aquello que no merezca meterse en tu lista de tareas, no la añadas, quiero decir si dura menos de 2 minutos la tarea, hazla sin apuntarla.
  • Por último, las tareas semanales de este primer trimestre debes desglosarlas en días, aquí es cuando entra tu Agenda en juego.

De este modo, lo que añades a tu Agenda PRIMERO es LO IMPORTANTE.

Y después, si queda tiempo y buena energía para ello, anota en la Agenda aquellas tareas menos importantes que no has conseguido delegar y deben ser realizadas.

Al anotar las tareas semanales en días, procura tener tu diamante diario y no superar las 3-4 tareas más al día.

Recuerda que el diamante diario es aquella tarea que si o si debes hacer antes de cualquier otra cosa en el día y que te contribuye a desarrollar el objetivo que te has planteado en esa área determinada. 

Aparte del diamante diario, no deberías de anotar más de 3-4 tareas más ya que tu día debe estar ocupado en un 50-60% de tu jornada debido a los imprevistos e interrupciones que tendrás que gestionar.

Y si tienes la suerte de que no te ocurren imprevistos, puedes acceder a tu lista de tareas por áreas para adelantarlas.

También anota tus reuniones y tus citas acotando su duración.

Los recordatorios y seguimientos también deberías anotarlos en tu Agenda.

Y por último las llamadas, anótalas en tu Agenda agrupándolas todas en espacios concretos durante el día siempre que te sea posible.

#3 Su revisión


Es importante revisar la Agenda tanto semanal como diariamente.

La revisión semanal consiste en, el viernes por la tarde o el domingo, poner frente a ti los días de la semana pasada y hacerte las siguientes preguntas para preparar la semana entrante:

  • ¿Qué tareas he logrado terminar esta semana?
  • ¿A qué objetivo me he acercado esta semana, con estas tareas terminadas? 
  • ¿En qué he sido buen@ para lograr este acercamiento?
  • ¿He superado algún desafío esta semana? ¿Cuál?
  • ¿Fue el acercamiento a estos objetivos lo mejor que he podido hacer esta semana?
  • ¿Qué tareas no he conseguido realizar esta semana?
  • ¿Qué objetivo se ha retrasado debido a no realizar estas tareas?
  • ¿Se ha solucionado lo que me ha impedido realizarlas?

La revisión diaria consiste en lo siguiente:

Antes de que salgas de la oficina, o 15 minutos antes de irte a cenar, invierte 15 minutos en revisar el día siguiente. 

¿Tienes el día controlado con tu tarea diamante, tus citas, llamadas y no más del 50-60% del día ocupado?

Si quieres que resuma este post en una frase, diría lo siguiente:

Fulmina las quejas de tu vida, elimina de tu Agenda todo lo que no sea extremadamente necesario y dedica ese tiempo que te queda en hacer cosas que te llenen, te diviertan y que sean dignas de recordar en el futuro.

Y por resumir todavía más, me quedo con algo que me enseñó Berto Pena, experto en productividad personal, en una de sus formaciones:

Busca que tu tiempo sea de calidad porque es en el único sitio donde la magia ocurre.

Me encantará ver cómo aplicas las plantillas que te he dejado en este post.

Cuéntamelo en comentarios, así como las dudas que te surjan.

Un abrazo

Inma

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